Unberechtigte B2B-Forderungen abwehren: Was Unternehmen bei Zahlungsforderungen prüfen sollten

Welche B2B-Forderungen können streitig sein?

Streitige Zahlungsforderungen zwischen Unternehmen können aus sehr unterschiedlichen Vertragsverhältnissen entstehen.

Typische Beispiele sind:

• Kaufpreisforderungen,
• Werklohnforderungen,
• Vergütungsforderungen aus Dienstleistungs- und Beratungsverträgen,
• Forderungen aus Gewerbemietverträgen,
• Nachträge und Zusatzvergütungen bei Bau- und Werkverträgen,
• Vertragsstrafen,
• Schadensersatzforderungen,
• Rückforderungsansprüche,
• laufende Gebühren aus Dauerschuldverhältnissen,
• gewerbliche Energie- und Versorgungsabrechnungen,
• Forderungen wegen vorzeitiger Vertragsbeendigung,
• Restvergütungs- oder Restmietforderungen.

Die rechtliche Prüfung richtet sich deshalb immer nach dem zugrunde liegenden Vertragsverhältnis.

Nicht jede Rechnung begründet automatisch einen Zahlungsanspruch

Eine Rechnung ist zunächst eine Abrechnung desjenigen, der eine Zahlung verlangt.

Sie beweist für sich allein regelmäßig noch nicht, dass die darin ausgewiesene Forderung tatsächlich besteht.

Zu prüfen ist insbesondere:

1. Welche konkrete Anspruchsgrundlage besteht?
2. Wurde überhaupt ein wirksamer Vertrag geschlossen?
3. Welcher Leistungsumfang wurde vereinbart?
4. Wurde die geschuldete Leistung vollständig und vertragsgemäß erbracht?
5. Ist die Vergütung richtig berechnet?
6. Sind zusätzliche Positionen tatsächlich vereinbart worden?
7. Bestehen Gegenrechte des Unternehmens?

Gerade bei komplexeren Vertragsverhältnissen reicht es deshalb nicht aus, lediglich die mathematische Richtigkeit einer Rechnung zu kontrollieren.

Zuerst den Vertrag und die Anspruchsgrundlage prüfen

Ausgangspunkt jeder Forderungsprüfung ist die Frage, worauf der Anspruch rechtlich gestützt wird.

Bei einer vertraglichen Forderung sollten mindestens folgende Unterlagen zusammengeführt werden:

• Vertrag,
• Angebot und Annahme,
• Allgemeine Geschäftsbedingungen,
• Nachträge,
• Auftragsbestätigungen,
• Leistungsbeschreibungen,
• Rechnungen,
• E-Mail-Verkehr,
• Protokolle,
• Abnahmen,
• Kündigungen,
• Vertragsänderungen.

In der Praxis entstehen Streitigkeiten häufig nicht darüber, ob irgendeine Leistung erbracht wurde, sondern darüber, welche Leistung zu welchem Preis tatsächlich geschuldet war.

Gerade bei langfristigen oder mehrfach geänderten Vertragsverhältnissen kann sich die tatsächliche Vertragslage erheblich von einer späteren Rechnung unterscheiden.

Ist die verlangte Vergütung überhaupt vereinbart?

Ein besonders wichtiger Prüfungspunkt ist die Preisgrundlage.

Zu klären ist beispielsweise:

• Wurde ein Festpreis vereinbart?
• Gilt eine Stunden- oder Mengenvergütung?
• Sind Nebenkosten zusätzlich abrechenbar?
• Gibt es Preisgleit- oder Preisanpassungsklauseln?
• Wurde ein Nachtrag wirksam vereinbart?
• Sind bestimmte Pauschalen geschuldet?
• Greift eine automatische Vertragsverlängerung?
• Welche Preisregelung gilt nach einer Vertragsänderung oder Vertragsbeendigung?

Gerade hohe Forderungen entstehen teilweise dadurch, dass der Anspruchsteller eine bestimmte Preis- oder Tarifregelung anwendet, deren Voraussetzungen tatsächlich nicht erfüllt sind.

Dann kann der entscheidende Einwand nicht darin bestehen, dass der Preis lediglich „zu hoch“ erscheint.

Vielmehr ist zunächst zu prüfen, ob gerade diese Preisregelung auf den konkreten Vertrag und Sachverhalt überhaupt Anwendung findet.

Vertragsklauseln genau lesen

Im B2B-Bereich bestehen regelmäßig größere Gestaltungsmöglichkeiten als gegenüber Verbrauchern. Zu widersprechenden Bedingungen beider Seiten: Kollidierende AGB im B2B.

Das bedeutet aber nicht, dass jede Vertragsklausel automatisch wirksam oder im konkreten Fall einschlägig ist.

Besonders relevant können sein:

• Laufzeitklauseln,
• Kündigungsfristen,
• automatische Verlängerungen,
• Haftungsbegrenzungen,
• Preisanpassungsklauseln,
• Vertragsstrafen,
• Abnahmefiktionen,
• Schriftform- und Textformklauseln,
• Ausschlussfristen,
• Gerichtsstandsvereinbarungen.

Neben der Wirksamkeit einer Klausel muss immer auch geprüft werden, ob deren tatsächliche Voraussetzungen vorliegen.

Wurde die geschuldete Leistung tatsächlich erbracht?

Besteht die Forderung aufgrund einer Lieferung, Dienstleistung oder Werkleistung, ist die Leistungserbringung selbst zu prüfen.

Je nach Vertragsart können beispielsweise folgende Fragen entscheidend sein:

• Wurde überhaupt geliefert?
• Wurde vollständig geliefert?
• Entspricht die Leistung der vereinbarten Beschaffenheit?
• Bestehen Mängel?
• Wurde das Werk abgenommen?
• Sind Nachbesserungen erforderlich?
• Wurden Leistungen doppelt berechnet?
• Handelt es sich um tatsächlich beauftragte Zusatzleistungen?

Bei Werkverträgen kann beispielsweise die Abnahme erhebliche Auswirkungen auf Fälligkeit, Beweislast und Mängelrechte haben.

Einwendungen und Gegenansprüche können die Forderung reduzieren oder beseitigen

Auch wenn ein Anspruch grundsätzlich entstanden ist, bedeutet dies nicht zwingend, dass der verlangte Betrag vollständig bezahlt werden muss.

In Betracht kommen beispielsweise:

• Minderung,
• Zurückbehaltungsrechte,
• Aufrechnung,
• Schadensersatz,
• Gegenforderungen,
• Rücktritt,
• Kündigung,
• Anfechtung,
• Verjährung,
• Erfüllung,
• Erlass oder Vergleich.

Ob solche Rechte bestehen, hängt stark vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.

Sie sollten deshalb nicht schematisch geltend gemacht werden.

Eine vorschnelle Zahlung kann strategisch nachteilig sein

Unternehmen sollten hohe oder zweifelhafte Forderungen nicht allein deshalb bezahlen, weil eine kurze Zahlungsfrist gesetzt wurde oder bereits ein anwaltliches Schreiben vorliegt.

Eine Zahlung kann spätere Auseinandersetzungen unnötig erschweren.

Umgekehrt sollte eine berechtigte Forderung nicht ohne sachlichen Grund zurückgewiesen werden.

Hierdurch können insbesondere zusätzliche Kosten und Verzugsfolgen entstehen.

Ziel einer rechtlichen Prüfung ist deshalb nicht die pauschale Abwehr jeder Forderung.

Vielmehr soll möglichst früh geklärt werden:

Welcher Betrag ist tatsächlich geschuldet und welche Positionen können mit vertretbaren rechtlichen Argumenten zurückgewiesen werden?

Mahnung, Verzug und zusätzliche Kosten prüfen

Neben der Hauptforderung werden häufig weitere Positionen verlangt. Die Gegenperspektive – die Durchsetzung einer fälligen Forderung – beschreibt der Beitrag Geschäftskunde zahlt Rechnung nicht.

Dazu können gehören:

• Verzugszinsen,
• Mahnkosten,
• Rechtsanwaltskosten,
• Inkassokosten,
• Vertragsstrafen,
• pauschalierte Schadenspositionen.

Auch diese Nebenforderungen müssen eine eigene Rechtsgrundlage haben.

Insbesondere sollte geprüft werden, wann eine Forderung tatsächlich fällig geworden ist und ab welchem Zeitpunkt Verzug eingetreten sein kann.

Nicht jede in einer Zahlungsaufforderung genannte Nebenforderung ist automatisch erstattungsfähig.

Nicht jede Forderung sofort vollständig bestreiten

Ein pauschaler Satz wie „Die Forderung wird vollumfänglich zurückgewiesen.“ ist nicht in jedem Fall die beste Reaktion.

Bei einer späteren gerichtlichen Auseinandersetzung kommt es auf konkreten Sachvortrag an.

Deshalb sollte früh herausgearbeitet werden:

• welche Tatsachen unstreitig sind,
• welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden,
• welche einzelnen Rechnungspositionen beanstandet werden,
• welche Vertragsauslegung vertreten wird,
• welche Einwendungen bestehen,
• welche Beweismittel vorhanden sind.

Eine präzise Forderungsabwehr ist regelmäßig wirkungsvoller als ein pauschales Bestreiten.

Beweise frühzeitig sichern

Unternehmen sollten relevante Unterlagen nicht erst dann zusammensuchen, wenn eine Klage bereits zugestellt wurde.

Wichtige Beweismittel können sein:

• Verträge,
• Rechnungen,
• E-Mails,
• Messenger-Kommunikation,
• Fotos,
• Lieferscheine,
• Abnahmeprotokolle,
• Zeiterfassungen,
• Messdaten,
• Gesprächsnotizen,
• Zeugen,
• technische Unterlagen.

Bei länger zurückliegenden Vertragsverhältnissen können fehlende Unterlagen die spätere Rechtsverteidigung erheblich erschweren.

Eine frühzeitige Dokumentation ist deshalb besonders wichtig.

Was tun bei einer hohen Zahlungsaufforderung?

Bei einer wirtschaftlich erheblichen Forderung empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.

1. Zahlungsfrist notieren

Zunächst sollte festgestellt werden, welche Fristen tatsächlich laufen.

Ein außergerichtlich gesetztes Zahlungsdatum ist von einer gerichtlichen Frist zu unterscheiden.

2. Vertragsunterlagen vollständig sichern

Nicht nur die letzte Rechnung, sondern das gesamte Vertragsverhältnis sollte betrachtet werden.

3. Forderung aufschlüsseln

Welche Beträge werden für welchen Zeitraum und aus welchem Rechtsgrund verlangt?

4. Unstreitige und streitige Positionen trennen

Es sollte vermieden werden, nachvollziehbare Positionen mit offensichtlich zweifelhaften Bestandteilen zu vermischen.

5. Gegenrechte prüfen

Bestehen Mängelrechte, Schadensersatzforderungen, Aufrechnungsmöglichkeiten oder sonstige Einwendungen?

6. Beweise sichern

Die eigene Rechtsposition ist nur so gut wie die Tatsachen, die später bewiesen werden können.

7. Prozessrisiko wirtschaftlich bewerten

Nicht jeder rechtlich mögliche Einwand ist wirtschaftlich sinnvoll.

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

• Höhe der Forderung,
• Beweislage,
• Prozesskosten,
• mögliche Gegenforderungen,
• Geschäftsbeziehung,
• Vergleichsmöglichkeiten,
• Liquiditätsauswirkungen.

Außergerichtliche Lösung oder Prozess?

Auch bei einer unberechtigten oder deutlich überhöhten Forderung ist eine gerichtliche Auseinandersetzung nicht immer die wirtschaftlich beste Lösung.

Je nach Ausgangslage können beispielsweise in Betracht kommen:

• vollständige Zurückweisung,
• teilweise Anerkennung,
• außergerichtlicher Vergleich,
• Aufrechnung,
• Gegenforderung,
• negative Feststellungsklage,
• Verteidigung gegen eine Zahlungsklage.

Welche Strategie sinnvoll ist, hängt von der rechtlichen Ausgangslage und dem wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens ab.

Eine belastbare Strategie sollte deshalb nicht nur fragen:

„Wer hat recht?“

sondern auch:

„Welche Vorgehensweise führt wirtschaftlich zum sinnvollsten Ergebnis?“

Was passiert, wenn bereits Klage erhoben wurde?

Wird eine Zahlungsklage zugestellt, gelten gerichtliche Fristen.

Diese dürfen nicht mit außergerichtlichen Zahlungsfristen verwechselt werden.

Je nach Verfahrensart kann insbesondere kurzfristig eine Verteidigungsanzeige oder eine Klageerwiderung erforderlich sein.

Unternehmen sollten gerichtliche Schreiben deshalb unmittelbar bearbeiten lassen und nicht bis zum Ablauf der angegebenen Fristen warten.

Spätestens in einem Gerichtsverfahren müssen Einwendungen konkret dargelegt und gegebenenfalls bewiesen werden.

Forderungsabwehr und Forderungsdurchsetzung sind zwei Seiten derselben Prüfung

Wer eine Forderung gegen ein anderes Unternehmen durchsetzen möchte, muss Anspruchsgrundlage, Fälligkeit und Beweise darlegen können.

Wer eine Forderung abwehren möchte, prüft dieselben Punkte aus der Gegenperspektive.

Deshalb gehören Forderungsdurchsetzung und Forderungsabwehr sachlich eng zusammen.

Informationen aus der Gläubigerperspektive finden Sie auch im Beitrag zur Durchsetzung von B2B-Forderungen.

Für Unternehmen ist entscheidend, möglichst früh zu erkennen, welche Position rechtlich und wirtschaftlich tatsächlich durchsetzbar ist.

Fazit: B2B-Forderungen systematisch prüfen

Unternehmen sollten Zahlungsforderungen weder ungeprüft bezahlen noch pauschal zurückweisen.

Eine belastbare Forderungsabwehr beginnt mit der Prüfung von:

• Anspruchsgrundlage,
• Vertrag,
• Leistung,
• Preis,
• Fälligkeit,
• Einwendungen,
• Gegenansprüchen,
• Beweisen und
• wirtschaftlichem Prozessrisiko.

Gerade bei komplexeren Vertragsverhältnissen kann die entscheidende Frage nicht nur lauten, ob eine Rechnung rechnerisch richtig ist.

Entscheidend kann vielmehr sein, ob die zugrunde gelegte Vertrags-, Preis- oder Abrechnungsregelung auf den konkreten Sachverhalt überhaupt anwendbar ist.

Die Kanzlei1848 berät und vertritt Unternehmen bei der Prüfung, Abwehr und außergerichtlichen oder gerichtlichen Klärung von Zahlungsforderungen. Von Bochum aus ist die Kanzlei1848 im gesamten Ruhrgebiet, in Nordrhein-Westfalen und bundesweit tätig. Mehr zur Beratung finden Sie im Bereich Vertragsrecht. Geht es umgekehrt um eigene offene Rechnungen gegenüber Geschäftskunden, finden Sie Informationen unter B2B-Forderungen durchsetzen.

Dienstleister leistet nicht: Welche Rechte passen zum Vertrag?

Bei einem als „Dienstleistung“ bezeichneten Auftrag muss zuerst der Vertragstyp festgestellt werden. Laufende Beratung schuldet häufig eine Tätigkeit; die Herstellung eines konkret vereinbarten Ergebnisses kann werkvertraglich sein. Davon hängen Gegenrechte und Vergütungsfolgen ab.

Ein Rücktritt wird bei einem laufenden reinen Dienstvertrag nicht routinemäßig als vollständige Rückabwicklung sämtlicher Honorare versprochen. Für die Kündigung können insbesondere §§ 626, 627 und 628 BGB relevant sein; beim Dauerschuldverhältnis ist außerdem § 314 BGB zu prüfen. Die jeweiligen Fristen dürfen nicht vermischt werden.

Eine unzureichende wirtschaftliche Wirkung ist von einer nicht erbrachten Vertragspflicht zu unterscheiden. Beschreiben Sie deshalb konkret, welche Berichte, Termine, Bearbeitungsschritte oder Ergebnisse vereinbart waren und tatsächlich fehlen. Vertragsunterlagen und Leistungsnachweise sind wichtiger als allgemeine Bewertungen der Zusammenarbeit.

Bevor weitere Zahlungen eingestellt werden, müssen Fälligkeit, Umfang eines Zurückbehaltungsrechts und die Folgen einer möglicherweise unwirksamen Kündigung geklärt sein. Den Beendigungsweg erläutert Dienstleistungsvertrag zwischen Unternehmen vorzeitig kündigen. Die Forderungsabwehr sollte anschließend jede Rechnungsposition dem passenden Einwand zuordnen.